Einführung ATOSS Staff Center

Sämtliche Genehmigungsprozesse für An- und Abwesenheiten wurden bisher 100 % analog dargestellt. Der manuelle Aufwand für die Mitarbeiter, aber vor allem die Zeitwirtschaftsbeauftragten war immens. Eine interne Analyse ergab, dass ein beträchtliches Potenzial von über 60 % bestand die Genehmigungsprozesse für Anwesenheiten (Überstunden, etc.) sowie Abwesenheiten (Urlaube, Gleitzeit, Homeoffice, etc.) zu verschlanken und optimieren. Auch aus Sicht der Nachhaltigkeit sollte der Prozess optimiert und jeglicher Medienbruch von der Beantragung bis zur Genehmigung vermieden werden. Die dritte Zielsetzung war die spürbare Erhöhung der Transparenz für die Führungskräfte und die der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das ATOSS Staff Center bietet aus Sicht der G. Staehle GmbH u. Co. KG sämtliche Facetten, um die genannten Zielsetzungen zu erreichen.

Da die Zeitwirtschaft ein elementarer Baustein der Personalarbeit ist, musste ein Weg gefunden werden das Staff Center während des laufenden Betriebs einzuführen. Eine weitere Herausforderung war es auch eine Lösung für die gewerblichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne eigenen PC-Zugang zu finden. Durch die klare Kommunikation in Richtung der Belegschaft und dem frühen Aufzeigen der Vorteile, gab es eine hohe Akzeptanz und große Bereitschaft die Umstellung zu begleiten.

Der Aufwand für die Beantragung und Bearbeitung der An- und Abwesenheiten hat sich spürbar reduziert. Neben der zeitlichen Ersparnis bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Führungskräften und Zeitwirtschaftsbeauftragten zeigt sich aber auch eine gesteigerte Transparenz für alle genannten Parteien. Besonders hervorzuheben sind hier die abteilungsinternen Planungen (An- und Abwesenheiten) um das Service-Level für die Kunden auf hohem Niveau zu halten, sowie die hohe Eigenverantwortung für die Korrektheit aller beteiligten Personen.

Beginnend mit einem Anforderungsworkshop wurden zusammen mit dem Kunden die Anforderungen an das Mitarbeiterportal eruiert. Auf Basis unserer Demo-Umgebung konnte der Kunde bereits einen Großteil der Funktionen testen und so besser entscheiden, welche Inhalte das ATOSS Staff Center des Kunden schmücken soll. Zur Klärung der Umfänge gehörte neben den Wünschen an die Software auch die aktuelle Hardwaresituation (siehe IGEL OS Thin Clients) und der Anwenderkreis. Nach der Klärung der offenen Punkte begann die Parametrierung der Anträge (Abwesenheiten: Urlaub; Gleitzeit; Homeoffice; Dienstreise / Anwesenheit: Beantragung von Überstunden; Korrekturbuchungen), Reports (Monatsübersicht = Übersicht über gearbeitete Zeiten; Fehltagekalender = Übersicht über Abwesenheiten) und direkte Übersichten im Mitarbeiterportal (Monatskalender; Jahreskalender). Daraufhin wurden die Berechtigungen der Mitarbeiter und Vorgesetztenprofile vergeben. Abschließend wurden der Status- (=Informationen über Urlaubstage; Saldenstand GLZ Überstunden und Freizeit) und Mitteilungsbereich (=Mitteilungen über beantragte Ab- oder Anwesenheit; Information über Bearbeitung des Vorgesetzten) parametriert. Zum Go-Live des ATOSS Staff Centers ist eine Schulung nach dem Prinzip Train-the-Trainer durchgeführt worden. Hierdurch soll das Wissen in die Fachabteilungen transportiert werden, umso auch Mitarbeiter aus den wechselnden Schichten zu erreichen.

Durch den Weg Konzeption – Projektstart – Umsetzung - Testphase und Go-Live in Verbindung mit einer engen und professionellen Betreuung seitens der SOFT-CONSULT Häge GmbH wurde das Projekt in weniger als 8 Wochen umgesetzt. Mithilfe diverser Workshops konnte der Status Quo und die zukünftigen Anforderungen gemeinsam herausgearbeitet, und dann im Nachgang effizient umgesetzt werden.

Die Einführung des ATOSS Staff Centers durch SOFT-CONSULT war von einer partnerschaftlichen Atmosphäre geprägt. Die Consultants haben sich die notwendige Zeit genommen unsere Anforderungen zu verstehen und haben diese dann zügig umgesetzt. Die Abstimmungen, während der Einführungs- und Testphase waren dank der guten Vorbereitung und dem fachlichen Knowhow effizient gestaltet.